oleh : Arbayanti, Azizarul Fuad
A.
Pendahuluan
Perencanaan
merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dijalankan oleh sebuah bisnis,
disamping fungsi lainnya yaitu pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
Perencanaan seringkali juga dikatakan sebagai fungsi manajemen yang utama
karena menjadi dasar bagi semua fungsi manajemen lainnya yang dilakukan para
manajer.
Perencanaan
merupakan suatu hal pokok yang sangat mendasar bagi orang yang terjun dalam
dunia bisnis. Dengan perencanaan membuat segala sesuatu menjadi jelas dan
terarah dengan baik. Dengan perencanaan yang baik dalam perusahaan, maka sudah
tentu perencanaan tersebut mempunyai manfaat yang besar.
Sehubungan
dengan perencanaan dalam dunia bisnis, kita mungkin memiliki rencana bisnis, namun kita memerlukan rencana
operasional untuk menentukan operasi bisnis sehari-hari kita.
Rencana operasional merupakan bagian dari rencana strategis bisnis
dan penting untuk kepemimpinan bisnis yang efektif. Ini menggambarkan bagaimana
pekerjaan akan dilakukan, alur kerja dari masukan ke hasil akhir, termasuk
sumber daya yang akan digunakan sepanjang jalan, yang kesemuanya dibutuhkan
untuk sukses.
Sistem bisnis yang efisien juga menentukan bagaimana akan
menghadapi risiko, dan bagaimana akan menjamin keberlanjutan pencapaian proyek. Rencana operasional juga menjelaskan
bagaimana, atau bagian dari mana, rencana strategi akan dioperasikan pada masa
operasional tertentu.
B. Pentingnya Perencanaan
Menurut
Robbin dan Mary Coulter, mendefinisikan perencanaan mencakup mendefinisikan
sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu,
dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan pekerjaan organisasi. Perencanaan menyangkut hasil (apa yang
harus dikerjakan) dan sasaran (bagaimana cara melakukannya).[1]
Menurut Hasibuan bahwa perencanaan adalah fungsi dasar (fundamental) karena organizing, directing, controlling,
evaluating dan reporting harus
lebih dahulu direncanakan.[2]
Sedang Handoko memberi penjelasan tentang perencanaan adalah proses dasar
dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam
organisasi, perusahaan adalah penting, karena dalam kenyataannya perencanaan
memegang peranan lebih dibandingkan fungsi-fungsi manajemen lainnya.[3]
Dengan
demikian maka menjadi jelaslah bahwa perencanaan merupakan suatu fungsi yang
sangat pokok dalam organisasi. Perencanaan sebagai fungsi yang paling mendasar
yang selalu menyajikan penentuan tujuan
organisasi dengan disertai cara meraih tujuan tersebut.
Dengan
demikian perencanaan penting untuk dilaksanakan karena ada beberapa alasan
mendasar yang menguatkan hal tersebut. Hasibuan mengungkapkan pentingnya
perencanaan, yaitu : 1) Tanpa perencanaan berarti tidak ada tujuan yang ingin
dicapai; 2) Tanpa perencanaan tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak
pemborosan; 3) Perencanaan adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana
pengendalian tidak dapat dilakukan; 4) Tanpa perencanaan, tidak ada keputusan
dan proses manajemen.[4]
Pentingnya
perencanaan dalam kita melakukan kegiatan bisnis dapat kita ambil landasan Al
Qur’an (QS Al Hasyr:18):
“Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah
kepa Allah dan hendaknya setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya
untuk hari esok (akhirat) dan bertaqwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha
mengetahui apa yang kamu kerjakan” (QS Al
Hasyr: 18)
Fungsi dari
perencanaan yang disusun secara sistematis akan dapat menjadi sarana komunikasi
bagi semua pihak penyelenggara perusahaan. Selain itu perencanaan bisa menjadi
dasar pengaturan alokasi sumber daya, manfaat lain dari perencaaan adalah
sebagai pendorong bagi penyelenggara melihat ke depan dan pentingnya variabel
waktu, juga menjadi pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian.[5]
Menurut
Handoko, ada dua tipe perencanaan atau rencana yaitu : 1) rencana strategik (strategic plan), yang dirancang memenuhi
tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas; dan (2) rencana operasional (operational plan), penguraian lebih
terperinci bagaimana rencana strategik akan dicapai.[6]
C. Pengertian Rencana Operasional ( Operational Plan)
Sementara perencanaan strategis
memberikan visi, arahan dan sasaran bagi bisnis, perencanaan operasional
menerjemahkannya ke dalam alur kerja sehari-hari bisnis yang diharapkan
menghasilkan hasil yang didefinisikan oleh strategi. Menurut Alison,
perencanaan operasional adalah konversi tujuan strategis menjadi eksekusi
terkelola. Ini berkaitan secara khusus dengan operasi internal dan sumber
daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan perusahaan.[7]
Operational plan adalah
bagian dari rencana strategi bisnis yang menjelaskan bagaimana sebuah pekerjaan
dilakukan, alur kerja dari awal hingga akhir, serta sumberdaya apa saja yang
harus digunakan dalam prosesnya. Tujuan dari operational plan adalah sebagai kontrol
terhadap suatu proses yang ada di dalam proses bisnis.[8]
Peran operational plan dalam proses bisnis
adalah memberi gambaran jelas kepada seluruh pelaku bisnis yang terlibat
tentang informasi dari proses bisnis tersebut. Informasi dapat berupa kondisi
suatu proses bisnis, sumberdaya, tujuan, tanggung jawab tiap orang yang
terlibat, dan langkah-langkah yang diambil. Hal tersebut sangatlah penting,
sebab jika dijalankan tanpa perencanaan, sebuah proses bisnis dapat tidak
mengenai sasaran atau bahkan gagal ditengah jalan.
Ada dua kegiatan perencanaan dalam
menjalankan sebuah bisnis proses dalam sebuah perusahaan, yaitu ‘strategic plan’ dan ‘operational plan’. Strategic plan dikerjakan oleh pihak management level atas dan
membahas tentang hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan dalam jangka waktu
panjang, seperti misi untuk meningkatkan laba perusahaan dalam beberapa tahun
kedepan. Operational plan umumnya dikerjakan
oleh pihak management dengan level yang lebih rendah dan ditujukkan untuk
jangka waktu tertentu yang lebih singkat, dan ditujukkan untuk mendukung strategic plan agar berhasil. Operatoional plan biasanya dibuat untuk
waktu satu tahun, misalnya langkah apa saja yang harus dilakukan untuk
meningkatkan pendapatan pada tahun pertama, tahun kedua, dan seterusnya.
Perbedaan dari business plan dan operational plan secara umum adalah
sebagai berikut :[9]
1. Strategic Plan
a.
Membahas sebuah proses management dalam
perusahaan secara umum
b.
Perancangan yang dibuat berlangsung untuk
jangka panjang
c.
Lebih bersifat statis
d.
Dijalankan oleh berbagai pemegang kepentingan
dalam sebuah organisasi
e.
Dibuat oleh pihak management tingkat atas dan
didukung oleh operational plan dari pihak management tingkat bawa (eksekutor)
2. Operational Plan
a. Membahas secara mendetail rancangan dari sebuah strategic plan
b. Perancangan yang dibuat berlangsung untuk jangka pendek
c.
Lebih bersifat dinamis dan bisa berubah untuk
tiap tahun nya
d. Umumnya hanya orang yang berada dalam suatu bagian/divisi
pada sebuah perusahana yang bertanggung jawab atas keberlangsungan dari sebuah
operational plan
e. Dibuat dan dijalankan oleh pihak management tingkat
bawah, umumnya satu divisi/bagian untuk mendukung strategic plan dari managemen
tingkat atas
Selanjutnya menurut
Alison, rencana
operasional harus berisi:
1. Tujuan yang jelas
2. Kegiatan yang akan disampaikan
3. Standar kualitas
4. Hasil yang diinginkan
5. Persyaratan kepegawaian dan sumber daya
6. Jadwal pelaksanaan
7. Sebuah proses untuk memantau kemajuan.
Rencana operasional penting karena membantu tim untuk:
1. Menjelaskan dari mana akan mendapatkan sumber
daya yang diperlukan
2. Cara menggunakan sumber daya itu secara
efisien
3. Mendefinisikan secara jelas persyaratan sumber
daya yang paling penting.
4. Mengurangi risiko jika
memungkinkan, dan menyiapkan rencana selanjutnya jika diperlukan.
5. Memikirkan masa depan proyek/bisnis,
termasuk keberlanjutannya.
Rencana operasional harus
disiapkan oleh orang-orang yang akan dilibatkan dalam pelaksanaannya. Sering ada kebutuhan untuk
dialog lintas departemen karena rencana yang dibuat oleh satu bagian organisasi
pasti memiliki implikasi untuk bagian lain seperti:
1. Administrator proyek atau manajer keuangan
harus dilibatkan dalam menentukan persyaratan keuangan
2. Sumber daya manusia harus dilibatkan dalam
menilai kebutuhan SDM dan kapasitas
3. Humas, tim IT atau staf operasi harus
dilibatkan dalam diskusi proses, prosedur dan sistem.
Perencanaan dan penerapan
operasional yang efisien memerlukan komunikasi terbuka yang berkelanjutan
antara tim proyek dan staf lainnya.[10]
D. Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional
Menurut Alison rencana
operasional memerlukan 4 (empat) langkah menuju sukses. Rencana
operasional membahas empat pertanyaan :
1. Dimana kita sekarang ?
2. Kemana kita mau ?
3. Bagaimana kita bisa sampai di sana ?
4. Bagaimana kita mengukur kemajuan kita ?
Sedang komponen utama dari rencana operasional yang lengkap
meliputi:
1. Modal manusia. Staf dan keterampilan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proyek, serta sumber potensial dan sumber daya saat ini yang
potensial.
2. Persyaratan keuangan. Pendanaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan
proyek, sumber dana saat ini dan potensial dari dana ini.
3. Tugas beresiko. Risiko apa yang ada dan bagaimana mereka bisa
diatasi.
4. Perkiraan umur proyek, strategi keberlanjutan dan exit. Berapa lama proyek akan
bertahan, kapan dan bagaimana akan keluar dari proyek, dan bagaimana akan
menjamin keberlanjutan pencapaian proyek.[11]
Sedang menurut Morphet dalam Made Pidarta, prosedur yang
harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan operasional adalah: [12]
1. Mengumpulkan informasi dan analisa data
2. Menyelenggarakan perubahan dalam bentuk kebutuhan
3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas
4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian
5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi
E. Kesimpulan
Perencanaan
dalam proses bisnis, perusahaan adalah penting, karena sebagai fungsi menenentukan
tujuan hendak dicapai, sebagai pedoman kerja dan pengendalian, menghindari
pemborosan, sarana membuat keputusan, dan sarana berkomunikasi, penentuan
sumber daya dan keuangan. Sedang rencana
operasional (operational plan) adalah
bagian dari rencana strategi bisnis yang menjelaskan bagaimana sebuah pekerjaan
dilakukan, alur kerja dari awal hingga akhir, serta sumberdaya apa saja yang
harus digunakan dalam prosesnya.
Menurut Alison rencana
operasional memerlukan 4 (empat) langkah
menuju sukses. Rencana
operasional membahas empat pertanyaan: Dimana kita sekarang?, Kemana kita mau?,
Bagaimana kita bisa sampai di sana?, Bagaimana kita mengukur kemajuan kita?. Menurut Morphet dalam Made Pidarta, prosedur pembuatan
perencanaan operasional adalah: mengumpulkan informasi dan analisa data,
menyelenggarakan perubahan dalam bentuk kebutuhan, mengidentifikasi tujuan dan
prioritas, membentuk alternatif-alternatif penyelesaian, mengimplementasi,
menilai dan memodifikasi
F. Saran
Disarankan kepada
pelaku bisnis baik skala besar maupun kecil untuk membuat rencana strategi yang
memberikan visi, arahan dan sasaran bagi
bisnis, Selanjutnya dijabarkan dalam rencana operasional yang menerjemahkan ke
dalam alur kerja sehari-hari yang diharapkan menmbuahkan hasil yang
didefinisikan oleh strategi agar proses
bisnis dapat dikontrol dengan baik.
DAFTAR
PUSTAKA
Alison, Ayub, Buat Rencana Operasional, diakses https://www.entrepreneurmag.co.za/advice/business-leadership/setting-up-systems/operational-plan/ pada tanggal, 12 Maret 2018
Handoko, Hani T., Manajemen, Edisi 2, Yogyakarta: BPFE, 2009
Hasibuan, Malayu P., Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah), Jakarta: Bumi Aksara, 2006
https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-rencana-operasi-operational-plan/2346
Robbins, Stephen P. dan Mary Coulter, Manajemen, Alih Bahasa T. Hermaya dan Harry Slamet, Jilid I, Jakarta : PT. Indeks, Jakarta, 2004
Made Pidarta, Perencanaan Pendidikan Partisipatori dengan Pendekatn Sistem, Jakarta: Rineka Cipta, 2005
[1]
Robbins,
Stephen P. dan Mary Coulter, Manajemen,
Alih Bahasa T. Hermaya dan Harry Slamet, Jilid I, (Jakarta : PT. Indeks,
Jakarta, 2004), h. 174
[2]
Hasibuan, Malayu P., Manajemen (Dasar,
Pengertian dan Masalah), (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), h. 91
[3]
Handoko, Hani T., Manajemen, Edisi 2,
( Yogyakarta: BPFE, 2009), h. 77
[4]
Hasibuan, Malayu P., Manajemen …, h. 91
[7] Alison
Ayub, Buat Rencana Operasional,
diakses https://www.entrepreneurmag.co.za/advice/business-leadership/setting-up-systems/operational-plan/ pada tanggal, 12 Maret 2018
[9] https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-rencana-operasi-operational-plan/2346
[10] Alison
Ayub, Buat Rencana Operasional,
diakses https://www.entrepreneurmag.co.za/advice/business-leadership/setting-up-systems/operational-plan/
pada tanggal, 12 Maret 2018
[11] Alison
Ayub, Buat Rencana Operasional,
diakses https://www.entrepreneurmag.co.za/advice/business-leadership/setting-up-systems/operational-plan/ pada tanggal, 12 Maret 2018
[12] Made
Pidarta, Perencanaan Pendidikan
Partisipatori dengan Pendekatn Sistem, (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), h. 101
When I was introduced to Mr. Pedro ( A Loan Officer), I was entering the market as a first time home buyer.
BalasHapusMy needs were a bit different and I had loads of questions, before he sent me my pre-approval letter, he called to speak with me about what it meant and what could change. He made himself available to me at pretty much any hour via email and texts, he was very responsive and knowledgeable. He’s also very straightforward, I explained to him what my expectations were in terms of closing time and other particulars. He said he would meet those expectations but he surpassed them. I closed so quickly my realtor and the seller of course were excited about that. But as a buyer I appreciated being walked through the process in a succinct yet thorough fashion. From pre-approval to closing- the journey was so seamless and I consider myself lucky because I’ve heard horror stories about the internet . I recommend A loan officer, Pedro Jerome contact email: pedroloanss@gmail.com & Whatsapp Number :+18632310632 to anyone looking for a loan in any market. Everything was handled electronically expediently and securely.